Política de Tratamiento de Datos Personales de “DOC4KIDS S.A.S.”

 

Doc4Kids S.A.S.  (En adelante, simplemente Doc4Kids), sociedad identificada con NIT No. 901.268.193-2, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, ubicada en la Calle 125 No. 20-70, y correos electrónicos: ncano@doc4kids.co; vrios@doc4kids.co e info@doc4kids.co, por medio de la presente se permite establecer y hacer públicos los principios y parámetros mediante los cuales adelantará el tratamiento de los datos personales que recolecta en desarrollo de su objeto social, en las calidades tanto de responsable, como de encargado del manejo de la información: 

Todo lo anterior tiene como fundamento la ley estatutaria 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto Nacional 1377 de 2013, y el Decreto 1074 de 2015, circulares complementarias y sus fundamentos constitucionales respecto a la protección de la intimidad, protección de los datos de las personas y el derecho al habeas data.

  1. Ámbito de aplicación.

La presente política se aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano, o cuando le sea aplicable la norma al responsable y/o encargado ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros.

Las disposiciones contenidas en esta política se aplicarán a cualquier base de datos personales que se encuentren en custodia de Doc4Kids, bien sea en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento.

  1. Tratamiento y finalidades.

El tratamiento que realizará Doc4Kids actuando como responsable y/o encargado será el de recolectar, almacenar, procesar, usar, administrar, circular, transmitir los datos personales, llevar un record de los visitantes de la página web, atendiendo de forma estricta los lineamientos establecidos por la ley, con las siguientes finalidades según sea el caso:

2.1 Datos de Empleados de Doc4Kids

  1. Crear un archivo para cada empleado con el fin de llevar un registro interno de sus datos personales.
  2. Dar cumplimiento con las obligaciones legales contraídas por Doc4Kids a favor del empleado en ejecución del contrato laboral.
  3. Archivo de datos concernientes a seguridad y salud laboral, comprendiendo pero sin limitarse a conceptos de aptitud, investigaciones por accidentes laborales, evaluaciones por enfermedad general prolongada, entre otros.
  4. Adelantar las afiliaciones correspondientes de los empleados en cumplimiento del contrato laboral y los beneficiarios que este designe.
  5. Adelantar pago de nómina, pago de prestaciones sociales y aportes de seguridad social.
  6. Asignación de usuarios y cuentas de correo corporativas.
  7. Generación y envío de correspondencia con el fin de establecer comunicaciones de interés entre el empleado y el empleador.
  8. Consulta y custodia del historial laboral, académico, y disciplinario del empleado.
  9. Expedición de constancias y referencias laborales.
  10. En caso de finalizar el contrato laboral, la información se conservará por un periodo de tiempo en cumplimiento de obligaciones legales o en caso de ser requerida por alguna autoridad judicial o administrativa.
  11. Registro y control de los empleados con el fin de salvaguardar la seguridad de las personas y los bienes que se encuentran al interior de las instalaciones de la Doc4Kids.
  12. Atención a peticiones, quejas, reclamos, o solicitudes elevadas por el empleado.

 

 

2.2. Datos de los usuarios

  1. Crear un archivo los datos de contacto de usuarios y/o clientes con el fin de llevar un registro interno de sus datos personales.
  2. Seguimiento al cumplimiento de la prestación de servicios en desarrollo del objeto social de la empresa.
  3. Seguimientos o estudios encaminados a mejorar la prestación del servicio por parte de Doc4Kids.
  4. Atención a peticiones, quejas, reclamos, inquietudes, y solicitudes elevadas por el usuario.
  5. Informar sobre prospectos, novedades, eventos importantes e información de interés del usuario.
  6. Remitir cualquier tipo de publicidad sobre los servicios prestados y promocionados por parte de Doc4Kids.
  7. Entablar un contacto directo con los usuarios a través de diferentes canales.
  8. Llevar un record de los visitantes de la página, de los mensajes de texto y de las consultas realizadas por los medios tecnológicos ofrecidos por Doc4Kids para medir el crecimiento, por medio de estadísticas.
  9. Compartir y recibir información por el chat, mensajes o por el medio suministrado por Doc4Kids para lograr el objetivo de la consulta.
  10. Crear tablas de las patologías más frecuentes y transmitirlas a terceros.
  11. Cumplimiento de obligaciones contractuales, legales y tributarias.

Doc4Kids en cumplimiento de su objeto social y en observancia a los derechos de los titulares de la información podrá transferir sus datos personales a las empresas clientes u otras empresas de servicios con el fin de crear estadísticas de las enfermedades más frecuentes y sus síntomas, para que su información repose en sus archivos para los fines pertinentes de identificación.

 

2.3. Médicos Pediatras

  1. Crear un archivo los datos de contacto de médicos pediatras y prospectos con el fin de llevar un registro interno de sus datos personales.
  2. Establecer un canal de contacto entre el Pediatra y Doc4Kids.
  3. Seguimiento al cumplimiento de la prestación de servicios, ordenes de compra en desarrollo del objeto social de la empresa y el acuerdo comercial suscrito entre las partes.
  4. Generación y envío de correspondencia respecto a la actual relación y en caso de requerirse futuros servicios.
  5. Generación y envío de correspondencia en los casos que Doc4Kids decida impulsar campañas para dar a conocer sus servicios.
  6. Registro contable y seguimiento interno de pago.
  7. Solicitud de propuestas, cotizaciones.
  8. Cumplimiento de obligaciones contractuales, legales y tributarias.
  9. Verificación de referencias profesionales.

 

2.4. Niños y adolescentes menores de edad:

En cumplimiento con lo dispuesto por la ley 1581 de 2012 y el decreto 1074 de 2015, estos datos siempre serán solicitados bajo el consentimiento del representante del menor quien estará previamente informado sobre el tratamiento que se les dará, las finalidades, y en pleno conocimiento que no se encuentra en la obligación de entregar los mismos.

De igual forma se tratarán de conformidad con lo desarrollado por la Corte Constitucional Colombiana, esto es, siempre respetando sus derechos fundamentales y buscando la consecución de su bienestar y el desarrollo de sus intereses superiores.

Así las cosas, Doc4Kids puede solicitar datos de menores de edad para la consecución de las siguientes finalidades:

  1. Afiliaciones como beneficiarios de los servicios vinculados al objeto social de Doc4Kids a solicitud de su representante.
  2. Realizar estadísticas de las Edades más frecuentes que acceden a Doc4Kids y las Patologías más frecuentes.
  3. Seguimientos o estudios encaminados a mejorar la prestación del servicio por parte de Doc4Kids.
  4. Atención a peticiones, quejas, reclamos, inquietudes, y solicitudes elevadas por el representante del menor.
  5. Llevar un record de los visitantes de la página para medir crecimiento por medio de estadísticas
  6. Crear tablas de las patologías más frecuentes.

De acuerdo con el artículo 7 de la ley 1581 de 2012 el tratamiento de datos de menores está prohibido excepto cuando sean datos de naturaleza pública.

Cuando Doc4Kids requiera tratar datos de menores lo hará únicamente con autorización firmada por el representante del menor, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado.

 

  1. Derechos de los titulares de la información.

Los titulares de la información contenida en las bases de datos que trate Doc4Kids, sea como responsable, o como encargado del tratamiento tienen los derechos que a continuación se relacionan de conformidad con lo dispuesto por la Constitución Política de Colombia y la normativa aplicable y vigente.

El ejercicio de dichos derechos solo podrá adelantarse de forma exclusiva por el titular del dato o por las personas que este autorice de conformidad con lo establecido por la ley, y la presente política de tratamiento.

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento.
  3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente política y las leyes que regulan la materia.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

4. Procedimiento para la atención de solicitudes y reclamos por parte de los titulares de la información.

En desarrollo del derecho fundamental de los titulares al Habeas Data respecto de los derechos de acceso, consulta, actualización, rectificación, o cancelación se seguirá el siguiente procedimiento:

  1. Los derechos sobre los datos personales sólo podrán ser ejercidos directamente por el titular, o por un tercero habilitado legalmente de acuerdo a lo establecido por la ley 1581 de 2012. Esta condición se acreditará mediante copia del documento de identidad, y en caso de ser autorizado, el poder o autorización debidamente otorgados.
  2. La solicitud para ejercer cualquiera de estos derechos deberá hacerse a través del canal delimitado por Doc4Kids dentro de la presente Política de Tratamiento de datos personales.
  3. La solicitud de ejercicio de los derechos deberá contener los requisitos mínimos de identificación y especificación de la petición consagrados en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
  4. Por su parte los términos para atender las consultas o reclamos y las particularidades de la información a contener se ceñirán a lo dispuesto por los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012.

 

En caso de pretender acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los titulares de datos o interesados, se deberá agotar previamente el trámite acá descrito.

  1. Canal designado para la recepción de peticiones y reclamos de habeas data.

En todo caso, Doc4Kids actuando como Encargado o como Responsable de la información recibirá peticiones y reclamos en ejercicio de los derechos de los titulares de la información en los correos electrónicos:

Dichos correos serán controlados y manejados por el área de atención al cliente de Doc4Kids, quien conoce sus obligaciones legales con el fin de atender los requerimientos que por dicha vía se eleven.

  1. Temporalidad de los datos.

La permanencia de los datos tratados por Doc4Kids sea como responsable o como encargado del tratamiento estará determinada por la finalidad por la cual dichos datos fueron recogidos o entregados a Doc4Kids, según sea el caso. Por lo tanto, una vez se agote la finalidad, Doc4Kids procederá a su eliminación, destrucción o devolución, según como se estime pertinente.

De todas formas, Doc4Kids es consciente que existen obligaciones de carácter legal, laboral, contable y tributario que le obligan a conservar por cierto tiempo determinado algunos datos, por lo que se compromete a hacerlo sólo y únicamente para tal efecto, adoptando las medidas técnicas y de seguridad para un tratamiento adecuado.

  1. Vigencia.

La presente política de tratamiento de datos personales a cargo de Doc4Kids quien actúa como responsable y encargado del tratamiento de información de terceros paralelamente ha sido aprobada y por lo tanto regirá a partir del 14 de junio de 2019 y se aplicará de igual forma a los datos recogidos con anterioridad a esta fecha; con un término indefinido hasta que se adelante una reforma sustancial a la misma, Fenómeno que será debidamente informado a través de los canales dispuestos.

 

Autorización para el tratamiento de datos personales de los Usuarios y del Menor de Edad

 

Con el acepto del presente documento, como titular de la información entregada reconozco que:

  1. USUARIO:

Doc4Kids S.A.S. actuará como responsable del Tratamiento de mis datos personales y de esta forma recolectará, usará y en general tratará los mismos de conformidad por lo dispuesto por la ley, la constitución y la Política de Tratamiento de Datos personales adoptada por la sociedad Doc4Kids S.A.S., la cual conozco y puede ser consultada en cualquier momento a través de la página web www.doc4kids.co. En concreto dichas finalidades serán:

1.1. Entablar un contacto directo con los usuarios a través de diferentes canales.

1.2. Remitir correspondencia, comunicados generales e información que puede ser de interés respecto actividades impulsadas por Doc4Kids, como nuevos servicios, mejoras para la prestación del servicio etc.

1.3. Cumplimiento de requerimientos internos para la creación como usuarios de la sociedad Doc4Kids S.A.S.

1.4. Para la Ejecución del contrato y prestación de los servicios contratados.

1.5. Elaboración de encuestas de satisfacción. 

1.6. Crear un archivo los datos de contacto de usuarios y/o clientes con el fin de llevar un registro interno de sus datos personales. 

1.7. Seguimiento al cumplimiento de la prestación de servicios en desarrollo del objeto social de la empresa.

1.8. Seguimientos o estudios encaminados a mejorar la prestación del servicio por parte de Doc4Kids.

1.9. Atención a peticiones, quejas, reclamos, inquietudes, y solicitudes elevadas por el usuario.

1.10. Informar sobre prospectos, novedades, eventos importantes e información de interés del usuario.

1.11. Remitir cualquier tipo de publicidad sobre los servicios prestados y promocionados por parte de Doc4Kids.

1.12. Llevar un récord de los visitantes de la página para medir crecimiento por medio de estadísticas

1.13. Crear tablas de las patologías más frecuentes.

1.14. Llevar un record de los visitantes de la página, de los mensajes de texto y de las consultas realizadas por los medios tecnológicos ofrecidos por Doc4Kids para medir el crecimiento, por medio de estadísticas.

1.15. Doc4Kids S.A.S. en cumplimiento de su objeto social y en observancia a los derechos de los titulares de la información podrá transferir sus datos personales a las empresas clientes u otras empresas de servicios con el fin de crear estadísticas de las enfermedades más frecuentes y sus síntomas, para que su información repose en sus archivos para los fines pertinentes de identificación.

En caso de que Doc4Kids S.A.S. requiera efectuar el tratamiento de datos personales de contenido sensible, privado o de menores de edad bajo mi responsabilidad conozco que en todo momento, como titular o representante del titular de los datos conservaré la facultad de suministrarlos, modificarlos, actualizarlos y solicitar su eliminación.

 

      2. AUTORIZACIÓN USO DE IMAGEN (FOTOS, VIDEOS ETC.) DEL MENOR DE EDAD

 

2.1. En Representación del menor de edad por medio del presente documento otorgo autorización expresa del uso de los derechos de la imagen (que para efectos de este documento se entienden como nombre, figura, fisionomía total o parcial del cuerpo y/o cualquier elemento que se relacione con la identidad del menor en referencia)  a Doc4Kids S.A.S. o cualquier otra persona natural o jurídica autorizada por ella para las siguiente finalidades:

2.1.1 Realizar estadísticas de las Edades más frecuentes que acceden a Doc4Kids S.A.S.  y las Patologías más frecuentes.

2.1.2. Seguimientos o estudios encaminados a mejorar la prestación del servicio por parte de Doc4Kids S.A.S..

2.1.3. Atención a peticiones, quejas, reclamos, inquietudes, y solicitudes elevadas por mi como representante del menor.

2.1.4. Crear tablas de las patologías más frecuentes.

2.1.5. Hacer el uso y tratamiento de los derechos de imagen para incluirlos en fotografías, procedimiento análogos a la fotografía, trabajos audiovisuales, audios, o a captarla a través de cualquier medio físico, electrónico o de otra naturaleza, si fuera necesario.

 

2.2. De igual forma reconozco que:

2.2.1. En el momento donde se captaron las imágenes fueron realizadas bajo total consentimiento y en ningún momento se transgredió dignidad o se violó derecho alguno.

2.2.2. La imagen enviada por mi como representante del menor, se hace de manera voluntaria, No ha solicitud de Doc4Kids S.A.S., y la finalidad es verificar la patología del mismo. 

2.2.3. Doc4Kids S.A.S. actuará como responsable del Tratamiento de la imagen y datos personales y de esta forma recolectará, usará y en general tratará los mismos de conformidad por lo dispuesto por la ley, la constitución y la Política de Tratamiento de Datos personales adoptada por la empresa.

2.2.4. Conozco mis derechos como titular de la imagen del menor de conocer, solicitar copia de esta autorización, así como de revocar el consentimiento otorgado para el uso de mi imagen; derechos que pueden ser ejercidos a través de los canales gratuitos dispuestos por la compañía.

2.2.3. Reconozco que esta autorización se realiza en forma gratuita y sin contraprestación alguna por lo que Doc4Kids S.A.S. no adeuda suma alguna por concepto de la imagen enviada con mi consentimiento.

 

      3. GENERALES

3.1. Conozco mis derechos como titular de los datos personales manejados por Doc4Kids S.A.S. de conocer, actualizar, rectificar, y suprimir mi información personal, así como de revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de mis datos personales; los cuales pueden ser ejercidos a través del canal dispuesto por Doc4Kids para tal efecto: ncano@doc4kids.co; vrios@doc4kids.co e info@doc4kids.co,

3.2. Doc4Kids S.A.S. garantiza la confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad, transparencia y acceso de mis datos y se reserva el derecho de modificar su Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento, teniendo en cuenta que dicho fenómeno será informado y publicado de forma oportuna por los medios que considere apropiados.

Por lo anterior, autorizo de manera voluntaria, previa, expresa, informada e inequívoca a Doc4Kids S.A.S. para tratar mis datos personales de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos personales de la empresa y para los fines relacionados con su objeto social. Así mismo manifiesto que los datos son suministrados de forma voluntaria y corresponden a la realidad.

 

AVISO DE PRIVACIDAD

Doc4Kids S.A.S., sociedad colombiana, identificada con NIT No. 901.268.193-2, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, ubicada en la calle 125 No. 20-70 y correos electrónicos: ncano@doc4kids.co; vrios@doc4kids.co e info@doc4kids.co, como responsable del tratamiento de datos personales de terceros, y en cumplimiento de lo dispuesto por la ley estatutaria 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto Nacional 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015, y sus fundamentos constitucionales respecto a la protección de la intimidad, información de las personas y el derecho al habeas data;  pone a disposición de todos los titulares de la información el presente aviso de privacidad,

Sus datos personales serán tratados con el fin de cumplir el objeto social de la empresa, de forma responsable, bajo los estándares legales y de seguridad pertinentes y serán utilizados en general para las siguientes finalidades descritas y ampliadas en la política de tratamiento de datos puesta a disposición del público general por parte de Doc4Kids S.A.S.:

  • Adelantar todas las gestiones tendientes al normal desarrollo del objeto social de la empresa.
  • Contacto y conocimiento de usuarios, empleados, prospectos, proveedores, entre otros.
  • Generación y envío de correspondencia y comunicaciones dirigidas a informar situaciones de interés sobre la empresa y los servicios que presta.
  • Entablar un contacto directo con los usuarios a través de diferentes canales.
  • Compartir y recibir información por el chat, mensajes o por el medio suministrado por Doc4Kids para lograr el objetivo de la consulta.
  • Dar cumplimiento a obligaciones legales, contractuales, contables y tributarias.
  • Cuando ello se considera necesario, entrega de información a terceros encargados del tratamiento de la información vinculados contractualmente con Doc4Kids S.A.S. para ejercer actos tendientes a lograr el pleno cumplimiento del objeto social de la empresa.
  • Solicitud y elaboración de cotizaciones, propuestas, elaboración de órdenes de servicio.
  • Pago y cobro de facturas generadas a favor o a cargo de Doc4Kids
  • Seguimiento al cumplimiento de la prestación de servicios en desarrollo del objeto social de la empresa.
  • Seguimientos o estudios encaminados a mejorar la prestación del servicio por parte de Doc4Kids.
  • Atención a peticiones, quejas, reclamos, inquietudes, y solicitudes elevadas por el usuario.
  • Llevar un record de los visitantes de la página para medir crecimiento por medio de estadísticas
  • Crear tablas de las patologías más frecuentes.

 

Las finalidades específicas según cada base de datos se podrán encontrar desarrolladas en la Política de Tratamiento de Datos adoptada por Doc4Kids S.A.S..

El titular de los datos de acuerdo con lo dispuesto por la ley conserva su capacidad facultativa de entregar datos sensibles, y si así lo hiciere reconoce que Doc4Kids S.A.S., los tratará mediante altos estándares de reserva y seguridad, en consideración a su calidad.

Los titulares de la información en cualquier momento podrán consultar las Políticas de Tratamiento de datos de la compañía, así como ejercer los derechos de acceder, rectificar, actualizar y suprimir sus datos de conformidad con los requisitos y trámites dispuestos para tal efecto por Doc4Kids S.A.S., a través del canal: ncano@doc4kids.co; vrios@doc4kids.co e info@doc4kids.co.

Para más información, dicha política se encuentra vigente y disponible para su consulta en la página www.doc4kids.co.

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